Office 365 je sustav koji je najkorištenije desktop alate za izradu sadržaja (Word, Excel, PowerPoint) preselio u oblak, čime je omogućio pristup svim dokumentima u bilo koje vrijeme i s bilo kojeg uređaja spojenog na internet. Office 365 omogućuje jednostavno stvaranje novih dokumenata u oblaku, dodavanje i organizaciju postojećih datoteka, dijeljenje dokumenata te komunikaciju i suradnju s drugim korisnicima. Osim spomenutih i već dobro poznatih alata “klasičnog” Microsoft Office paketa, sustav je obogaćen i brojnim različitim alatima koji omogućavaju veću produktivnost kako u poslovnim okruženjima, tako i u nastavnom procesu. Svim učenicima, učiteljima i nastavnicima osnovnih i srednjih škola omogućen je besplatan pristup sustavu Office 365, korištenjem svog elektroničkog identiteta u sustavu AAI@EduHr. Osim samog korištenja usluga Office 365 iz oblaka, omogućena je i instalacija alata Office 365 Pro Plus na računalo i mobilne uređaje (tableti, pametni telefoni). Svaki korisnik ima na raspolaganju pristup e-pošti s 50 GB slobodnog prostora i 1 TB slobodnog prostora za pohranu osobnih datoteka (One Drive). Korisnik se sa svojim AAI korisničkim podacima prijavljuje u sustav putem mrežnog sjedišta Office 365 i pritom dobiva pristup svim Office 365 alatima. Osnovne se informacije o korištenju sustava i kratke upute za pojedine aplikacije mogu pronaći u priručniku.
Osnovne karakteristike sustava:
Osnovna je značajka Offiice 365 sustava mogućnost zajedničke izrade i pohrane različitog sadržaja, dijeljenje i komunikacija s drugim korisnicima i mogućnost pristupa sadržaju bilo kada i bilo gdje. Slijedi kratak pregled funkcionalnosti nekoliko alata koji se mogu primijeniti u svakodnevnoj nastavi.
Sustav korisnicima aplikacijama omogućava:
- uređenje korisničkog profila – unos osobnih podataka, interesa, vještina, obrazovanja i fotografije profila
- odabir teme sučelja – personaliziranje sustava odabirom jedne od ponuđenih tema
- izradu Word, Excel i PowerPoint dokumenata u online okruženju i uz istovremeni rad na dokumentu s drugim sudionicima
- pohranjivanje i organizaciju dokumenata u oblaku (One Drive)
- izradu i organizaciju multimedijskog sadržaja (Sway, Video)
- izradu testova uz automatski prikaz odgovora (form)
- komunikaciju i suradnju putem društvene mreže (Yammer)
- upravljanje elektroničkom poštom i kalendarom
- planiranje projekata, praćenje razvoja, formiranje timova i raspodjelu ljudskih resursa (Planner, Teams)
- izradu, organizaciju i dijeljenje bilješki, fotografija i važnih informacija na jednom mjestu (OneNote, Class NoteBook)
Kratk pregled alata koji se mogu primijeniti u obrazovanju:
One Note/Class Notebook je alat koji ima najširu primjenu u obrazovanju, može se najjednostavije opisati kao e-bilježnica u koju je moguće unositi bilješke, pratiti zadatke i istodobno raditi s drugim osobama. Alat nastavniku olakšava kreiranje i dijeljenje nastavnog sadržaja, suradnju s učenicima i pregled učeničkog sadržaja. Pomoću Class Notebooka nastavnik generira razrednu ili predmetnu bilježnicu, formira grupu učenika (razred) koji mogu pregledavati sadržaj, ako želi može drugim nastavnicima dodijeliti ovlasti uređivanja i generira sekcije za učeničke bilježnice. Nakon generiranja radne okoline (bilježnice), nastavnik pomoću One Note alata u svoju bilježnicu može unijeti pripremu za nastavni sat, dokumente koji su vezani za nastavnu cjelinu (prezentacije, upute, priručnike i slično), formirati sadržaj po sekcijama i sve što mu je potrebno za nastavni sat. Bilježnica može sadržavati tekst, slike, audio/video zapise, poveznice, dokumente pohranjene u One Driveu (Word dokumenti, proračunske tablice, prezentacije), a može poslužiti i kao interaktivna ploča (funkcionalnost crtanja olovkom). Nastavnik u svakom trenutku može pristupiti, pregledavati i uređivati bilježnicu svakog učenika dok učenik može pregledavati nastavnički materijal, a uređivati samo svoju bilježnicu. Detaljnije upute o korištenju ovog alata mogu se pronaći ovdje.
Forms je alat za izradu jednostavnih testova. Pomoću ovog alata nastavnik može napraviti kratku provjeru znanja među učenicima i automatski vidjeti odgovore i statistiku. Testovi mogu sadržavati neograničen broj pitanja različitih vrsta: pitanja s višestrukim odabirom, da/ne pitanja ili pitanja s tekstualnim odgovorima. Prilikom formiranja svakog pitanja nastavnik određuje težinu pitanja (broj bodova) i točan odgovor. Nastavničko se sučelje razlikuje od učeničkog u tome što ima označene točne odgovore prilikom pregleda testa i zasebnu karticu s odgovorima učenika i rezultatima. Učenici testu mogu pristupiti nakon što im nastavnik (elektroničkom poštom) pošalje poveznicu za test. Obzirom da se radi o alatu za jednostavno korištenje, ne sadrži napredne funkcionalnosti za izradu kompleksnih testova (npr. Umetanje slika, matematičke formule, miješanje redoslijeda pitanja, tekstualna povratna informacija učenik i sl.).
Planner je alat namjenjen poduzetnom vođenju projekata, koji omogućava ljudima i koji nisu projekt menađeri jednostavno planiranje, vođenje i suradnju. Pomoću ovog alata moguće je organizirati i pratiti sve aspekte razvoja projekta: zadatke, rokove i ljudske resurse. Za svaki planirani zadatak voditelj može pratiti njegov status (dovršen, u tijeku, zakašnjelo i nije počelo), datum početka i kraja, odgovorne osobe, pripadajuće datoteke (povezano s One Driveom), TO DO liste i podzadatke. Također je moguće na razini zadatka dodavati komentare o kojima će porukom biti obaviješteni svi članovi tima. Pomoću grafičkih prikaza voditelj ima pregled nad statusima svih zadataka, kao i raspodjelu zadataka po ljudskim resursima. Ako primjerice uoči preopterećenost jedne osobe, jednostavno može prerasporediti njegove zadatke ostalim osobama i tako postići maksimalnu učinkovitost tima. Nastavnici ga mogu koristiti u svojoj nastavi za planiranje vlastitih obaveza i zadataka, ali i u suradnji s učenicima i na taj način razred ima zajedničko planiranje pojedinih aktivnosti: izleti, terenska nastava, rok za predaju zadaće ili grupnog zadatka, termini pisanja provjera znanja itd.
Sway je alat za izradu, organizaciju i dijeljenje sadržaja u formi interaktivnog mrežnog platna. Pomoću Swaya mogu se izraditi izvještaji, prezentacije, brošure, foto albumi i može naći primjenu u nastavi ili izvannastavnim aktivnostima (npr. foto izvještaj sa školskog izleta, prezentacija obilježavanja Dana škole i sl.). Izrada i organizacija sadržaja pojednostavljena je korištenjem gotovih predložaka i odabirom prikladnog dizajna. Nakon odabira predloška i dizajna, potrebno je dodati tekst, slike i multimediju, pri čemu je moguće pretražiti i uvesti odgovarajući sadržaj i s vanjskih izvora (Youtube, Flickr, OneDrive). Dokument izrađen pomoću Swaya moguće je podijeliti s kolegama, prijateljima, učenicima ili roditeljima na više načina: slanjem poveznice na dokument, objavom na društvenim mrežama (Facebook, Twitter i LinkedIn) ili ugrađivanjem u vlastito mrežno sjedište. Korisnik također ima mogućnost dodavanja ovlasti uređivanja pojedincima ili grupi s kojima dijeli sadržaj.
Word je alat koji omogućuje stvaranje, uređivanje i zajedničko korištenje dokumenata u mrežnom pregledniku uz već poznate osnovne funkcionalnosti: oblikovanje teksta, umetanje i pozicioniranje slika, dodavanje tablica i korištenje gotovih predložaka. Pristup je dokumentima omogućen s bilo kojeg uređaja i istovremeno je omogućeno uređivanje dokumenata s drugim korisnicima, što je osnovna prednost u odnosu na “klasičnu”, tj. desktop verziju Word programa.
Excel je alat za stvaranje proračunskih tablica u online okruženju i kao drugi Office 365 alati omogućava zajedničku izradu i uređivanje sadržaja, dodavanje i oblikovanje tablica, unošenje podataka, obrada i prikaz rezultata i sl. Sadrži sve potrebne funkcionalnosti standardnog Excel programa: unos, organiziranje i oblikovanje sadržaja, formatiranje brojeva, datuma, valuta, stvaranje formula za izračun unešenih podataka, umetanje grafičkih prikaza. Izrada je dokumenta moguća od praznog dokumenta (prazna tablica) ili korištenjem jednog od ponuđenih predložaka. Za primjenu u nastavi predviđeno je korištenje predložaka za izradu rasporeda sati, učeničkog kalendara, a po potrebi i drugi predlošci.
PowerPoint je alat za online izradu prezentacija. Osim mogućnosti istovremene izrade prezentacije s više sudionika, ovaj se alat svojim funkcionalnostima ne razlikuje mnogo od ostalih alata za izradu prezentacija. Nakon što je odabran jedan od ponuđenih predložaka, prezentaciju je moguće obogatiti različitim elementima:
- odabirom prikladnog dizajna
- animacijama prilikom prikaza sadržaja
- različitiim efektima prilikom tranzicije (prelazak na slijedeći slajd)
- umetanjem slika, tablica, grafikona
- odgovarajućom organizacijom sadržaja unutar pojedine sličice (eng. slide).
Osim standardnih predložaka za prezentaciju, alat omogućava i dodatne predloške za izradu letaka, plakata, foto albuma i rasporeda sati. Jednostavnost izrade dokumenata u ovom alatu omogućuje najširu i najčešću primjenu u nastavnom procesu (npr. izrada plakata za seminarski rad, dokumentiranje terenske nastave foto-albumom, izrada rasporeda sati, prezentacija nastavne cjeline).
Yammer je društvena mreža namijenjena poslovnoj komunikaciji i suradnji. Yammer omogućava korisniku uglavnom sve ono što i druge društvene mreže: povezivanje s drugim osobama sličnih interesa, stvaranje grupa, dijeljenje sadržaja, pisanje bilješki, komentiranje itd. Yammer je idealan za korištenje u nastavi, neovisno o tome radi li se o formalnim ili neformalnim aktivnostima. Omogućava nastavnicima jednostavnu komunikaciju s učenicima, dijeljenje obavijesti ili nastavnog sadržaja, a istodobno učenicima zanimljiv oblik komunikacije i suradnje. Detaljnije o samoj aplikaciji može se pronaći u detaljnom opisu Yammer alata.
OneDrive omogućuje pohranu i organizaciju osobnih datoteka u oblaku. Datotekama koje korisnik ovdje pohrani može se pristupiti u svakom trenutku s bilo kojeg uređaja povezanog s internetom, a ujedno ih može podijeliti s drugim korisnicima. Svim učenicima i nastavnicima dodijeljen je prostor od 1 TB za pohranjivanje datoteka. Datoteke pohranjene u OneDriveu mogu se jednostavno pretraživati i umetati u preostale Office365 alate (npr. umetanje slike u Word, dodavanje različitih dokumente u bilježnicu u One Noteu, postavljanje multimedijskog sadržaja na mrežno platno u Swayu).
Office 365 alati u nastavi
Pristupačnost je ovih alata velika prednost za korištenje u nastavi kao i činjenica da su mnogi nastavnici i učenici već upoznati s nekim oblikom Microsoft Office alata, prvenstveno Word, PowerPoint i Excel. Prednost koju Office 365 sustav i alati imaju jest mogućnost suradnje, zajedničke pohrane sadržaja i mogućnost pristupa s različitih lokacija. Idealan je za nastavnike i učenike koji žele nešto više alata za provođenje različitih nastavnih aktivnosti u usporedbi s alatima koje omogućava Google Drive sustav. Zatvorenost sustava i okruženja specifična za razred (Class Notebook) pružaju razinu zaštite učenika od vanjskih okruženja koje neki drugi alati nemaju (na primjer Yammer u usporedbi s Facebook). Za više informacija i primjera kako koristiti Office 365 alate u nastavi moguće je pročitati na mrežnoj stranici posvećenoj edukaciji.
